Příklady nedostatků Monitorovacích zpráv a doprovodné dokumentace Žádostí o platbu předložených příjemci dotace projektů grantových schémat ŘO JPD 3

• 2.2.02 Vyrovnávání šancí žen a mužů
• 4.1.02 Konkurenceschopnost
• 4.2.01 Spolupráce výzkumných a vývojových pracovišť s podnikatelskou sférou, podpora inovací

Níže uvedené informace jsou plně platné jen pro uvedená GS ŘO JPD 3.
U GS vyhlašovaných jinými subjekty se můžete v jednotlivých případech setkat s jinými řešeními.

Monitorovací zprávy spolu se žádostí o platbu jsou nástroji sledování průběhu projektů realizovaných na základě výroku výběrové komise a Rozhodnutí o poskytnutí dotace vydaného Ministerstvem práce a sociálních věcí. Jak monitorovací zprávy vyplňovat najdete v návodu.

V této části našich webových stránek budeme postupně uveřejňovat anonymizované příklady nedostatků v předkládaných monitorovacích zprávách a v doprovodné dokumentaci žádosti o platbu.

S konkrétními konzultacemi se laskavě obracejte na projektové a finanční manažery NVF, kteří administrují Váš projekt.

Tyto příklady budeme strukturovat podle členění monitorovací zprávy.

• 1. Údaje o projektu
• 2. Údaje o příjemci
• 3. Zadávací řízení
• 4. Veřejná podpora
• 5. Realizace projektu
• 6. Údaje o cílové skupině jednotlivců
• 7. Financování projektu
• 7a) Uznatelné výdaje
• 7b) Příjmy projektu
• 8. Kontroly
• 9. Problémy při realizaci projektu
• 10. Publicita
• 11. Popis nepodstatných změn projektu
• 12. Návrh podstatných změn projektu
• 13. Monitorovací indikátory
• 14. Čestné prohlášení příjemce
• 15. Přílohy
   - 15 a) Přehled zadávacích řízení
   - 15 b) Soupiska výdajů projektu
   - 15 c) Veřejná podpora
• Žádost o platbu
• Žádost o platbu (doprovodné dokumenty)
   - Soupiska výdajů
   - Osobní náklady
   - Výkazy práce
   - Výdajové doklady
   - Bankovní výpisy

1. Údaje o projektu

Příklady:
i) Uvedení skutečného začátku projektu místo zahájení podle podepsaného Rozhodnutí o poskytnutí dotace

Do Tabulky 1 se uvádí Datum zahájení realizace projektu z titulní stránky Rozhodnutí o poskytnutí dotace - a to i v případě, že příjemce podpory Rozhodnutí akceptoval později.

2. Údaje o příjemci

Příklady:
i) Uvedení jiné kontaktní osoby než zaměstnance příjemce podpory.

Příjemce podpory je ten, komu je poskytována dotace, proto kontaktní osoba může být jen příjemce sám (pokud jde o fyzickou osobu bez zaměstnanců) nebo jeho zaměstnanec (právnické osoby a fyzické osoby se zaměstnanci).

3. Zadávací řízení

Příklady:
i) Nevyhlášení zadávacích řízení na nájmy (leasing) nebo služby.

- Zadávací řízení není nutné jen u již existujících nájmů.

- Nákupy realizované bez zadávacích řízení je nutné ukončit a zadávací řízení vyhlásit.

- Pokud nebude zadávací a výběrové řízení dostatečně doloženo příslušnou dokumentací, nelze tyto výdaje akceptovat jako uznatelné.

ii) Stanovení jiných hodnotících kritérií než CENA u dodávek zboží.

U dodávek zboží není možné stanovovat další hodnotící kritéria (např. - včasnost dodávky, reference), ani doplňovat kritérium CENA (např. - ve vazbě na kvalitu).

iii) Neuvedení všech hodnotících kritérií do výzvy k podání nabídky.

Není přípustné hodnotit nabídky podle jiných než uveřejněných (rozeslaných potenciálním zájemcům) hodnotících kritérií.

iv) Nedodržení či změna podmínek výběru hodnotitelskou komisí.

- Není možné hodnotit nabídky vícekolově, pokud to nebylo předem oznámeno v poptávce.

- Hodnotící komise se musí držet všech publikovaných hodnotících kritérií, nesmí některá opomenout ani stanovovat další.

v) Nevyřazení nabídek nesplňující technické požadavky na zakázku.

Pokud nabídka nesplní technické požadavky na dodávku, musí být z hodnocení vyloučena.

4. Veřejná podpora

Příklady:
i) Neuvedení veřejné podpory nebo podpory malého rozsahu poskytnuté příjemci dotace (podepsáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace) a jeho projektovým partnerům (podepsáním Partnerské smlouvy).

Příjemci podpory je veřejná podpora nebo podpora malého rozsahu poskytována vydáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace, projektovým partnerům podpisem Smlouvy o partnerství.

ii) Neuvedení veřejné podpory nebo podpory malého rozsahu poskytnuté dalším subjektům.

Dalším subjektům je podpora (veřejná nebo malého rozsahu) poskytována před zahájením akce (semináře, poradenství apod.). Rozsah podpory je třeba vykalkulovat z jednotkových nákladů a přijímající subjekt o poskytnutí podpory (veřejné či malého rozsahu) informovat. Příjemce ji musí s jejím poskytnutím souhlasit.

5. Realizace projektu

Příklady:
i) Příliš obecný popis realizace aktivit.

Neuvedené vazby na rozpočet projektu, případně na monitorovací indikátory

ii) Neuvedení některé aktivity, která má podle harmonogramu probíhat.

I takovou aktivitu je třeba zde uvést a napsat k ní, že neprobíhala. Do tabulky Problémy při realizaci projektu je potřeba popsat proč neprobíhala.

6. Údaje o cílové skupině jednotlivců

Příklady:
i)

Zatím se nevyskytly.

7. Financování projektu

Příklady:
i) Žádaná suma neodpovídá sumě v Žádosti o platbu nebo sumě na Soupisce výdajů projektu

Zapomíná se na korekci požadované částky k úhradě o příjmy projektu, tj. minimálně o úroky na účtu projektu.

7 a) Uznatelné výdaje

Příklady:
i) Chybně vyplněná tabulka 7a)
ii) Tabulka 7a) nebyla aktualizována po opravě Soupisky výdajů projektu

Po vyžádané opravě soupisky výdajů je nutné opravit i požadovanou souhrnnou částku v Tabulce 7a).

7 b) Příjmy projektu

Příklady:
i) Nejsou uvedeny příjmy z úroků na bankovním účtu projektu

Úroky na bankovním účtu projektu je třeba vyúčtovávat při každé žádosti o platbu.

8. Kontroly

Příklady:
i)

Zatím žádné kontroly u projektů neproběhly.

9. Problémy při realizaci projektu

Příklady:
i) Je podávána Monitorovací zpráva bez uvedení problémů při realizaci.

Je velice nepravděpodobné, že projekty v této fázi budou probíhat bez problémů.

10. Publicita

Příklady:
i) Je podávána Monitorovací zpráva bez uvedení jediné publicity.

V době podání MZ je třeba mít přinejmenším zprovozněné webové stránky projektu, odkazy na partnery. Je vhodné také vydat tiskovou zprávu. Pokud probíhaly nějaké veřejné aktivity je třeba uvést i upoutávky na tyto akce.

11. Popis nepodstatných změn projektu

Příklady:
i) Není přiložena aktualizovaná část projektu.

Při změně rozpočtu je třeba přiložit přepracovaný rozpočet, při změně projektu ty body projektu, které byly při této změně modifikovány.

12. Návrh podstatných změn projektu

Příklady:
i)

13. Monitorovací indikátory

Příklady:
i) Nebyl přiložen soubor .xml vygenerovaný z Benefitu pro monitoring (+ tištěná verze)

14. Čestné prohlášení příjemce

Příklady:
i) Čestné prohlášení chybí.
ii) Čestné prohlášení je podepsané jinou osobou než Žádost o platbu

15 a) Přehled zadávacích řízení

Příklady:
i) Nejsou uvedena žádná zadávací řízení i když byla vyplacena částka přesahující 100 000,- Kč jednomu dodavateli.

Zadávací řízení musí proběhnout podle postupů popsaných v příručce pro příjemce.

15 b) Soupiska výdajů projektu

Příklady:
i) V jednom řádku je nasčítáno více dokladů, jsou uvedena nesprávná čísla dokladů.

Do doby opravy nelze výdaje schválit.

ii) Nárokované částky v tabulce nesouhlasí s částkami, uvedenými na účetních dokladech.

Do doby opravy nelze výdaje schválit.

15 c) Veřejná podpora

Příklady:
i)

Žádost o platbu

Příklady:
i) Žádost nebyla předložena jako soubor .xml ( vytvořená z finálně uloženého souboru žádosti)
ii) Žádaná suma neodpovídá sumě v Žádosti o platbu nebo sumě na Soupisce výdajů projektu

Tyto tři sumy musí souhlasit.

iii) Chybné číslo smlouvy

Musí být shodné s číslem Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Nelze akceptovat registrační číslo projektu.

iv) Chybné číslo účtu

Musí být shodné s číslem účtu uvedeným v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.

v) Vyplňování polí pro konstantní, variabilní a specifický symbol

Tato pole jsou to nepovinnými údaji (bílá pole v BENEFITové žádosti o platbu) - zde tyto údaje příjemce nevyplňuje.

vi) Je použito Čestné prohlášení z Monitorovací zprávy.

Zde je třeba použít čestné prohlášení rozeslané příjemcům Administrátorem.

Žádost o platbu (doprovodné dokumenty)

Soupiska výdajů
Příklady:
i) V soupisce výdajů je jako datum platby uvedeno datum převodu z projektového účtu na běžný účet organizace, ale výdaj byl skutečně uhrazen z účtu běžného (případně vyplacen na základě výdajového pokladní dokladu) jindy.

- Ve sloupci datum platby má být správně uvedeno datum, kdy byl skutečně výdaj uhrazen dodavateli a doložen doklad o úhradě (výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad).

- Zároveň musí být ke každé Monitorovací zprávě přiloženy všechny výpisy z projektového účtu za dané období.

ii) Je nutné, aby k soupisce dokladů byly doloženy všechny potřebné doklady.
iii) Chybí položkový výpis telefonních hovorů a odeslaných faksimilií.

- Pokud je celá telefonní linka využívána pouze pro účely projektu je nutné dodat prohlášení v tomto duchu.

- Pokud je telefonní linka využívána pro účely projektu pouze částečně je nutné na položkový výpis telefonních hovorů a faksimilií vyznačit relevantní položky a přiložit výpočet poplatků za hovorné a případně i alikvotní podíl za pronájem tel. linky.

iv) Nesprávné zařazení jednotlivých položek do sloupců cena s DPH, bez DPH.

Sloupec "Cena s DPH" je určen pro zaznamenání položek, u kterých je DPH uznatelným výdajem. Sloupec bez DPH je určen pro položky, u kterých DPH není uznatelným výdajem.

v) Nejednotné označování jednotlivých partnerů projektu.

Je třeba dodržovat pořadí, které příjemce uváděl ve formuláři Žádosti o finanční podporu z JPD 3

vi) Nečíslovat řádky s názvem kapitol a podkapitol rozpočtu a označení příjemce resp.partnerů.

Ve sloupci "Pořadové číslo" uvádějte číselné označení jen u každého řádku s dílčí účetní operací, nikoli u názvů (pod)kapitol rozpočtu.

vii) Změny názvů jednotlivých sloupců tabulky Soupiska výdajů.

Není možné zasahovat do nadpisů jednotlivých sloupců tabulky - přestává být přehledná a její posouzení trvá déle - může dojít i k nechtěným chybám.

Osobní náklady

Příklady: i) Nepředání kopií pracovních smluv (dodatků smluv, platebních výměrů) členů projektového týmu.

Do doby předání nelze schválit mzdové náklady (kapitola 1 rozpočtu).

ii) Nepředání kopie výplatní a zúčtovací listiny.

Do doby předání nelze schválit mzdové náklady (kapitola 1 rozpočtu)

iii) Nepředání výpisu z účtu, ze kterého byly odeslány mzdy členům projektového týmu, event. odmítnutí identifikace účtů členů projektového týmu

Do doby identifikace cílových účtů nelze schválit mzdové náklady (kapitola 1 rozpočtu).

iv) Nekorektní výpočty mzdových výdajů.

Příklad korektního výpočtu uznatelných mzdových výdajů

-  V rozpočtu je uvedena jednotková cena role A. (jako maximální možné mzdové náklady) 1 200,00 Kč/den.

-  Pracovník (pracovnice) v roli A pracuje na projektu v rámci svého pracovního úvazku (pracovní smlouva na 40 hod./týden s měsíčním platem podle pracovní smlouvy nebo platebního výměru 15 000,00 Kč).

-  Pro projekt podle výkazu práce odpracuje v lednu roku 2006 10 dnů.

-  Mzdové náklady organizace jsou 15 000,00 + 35% odvody soc. a zdrav. pojištění = 20 250,00 Kč.

-  Měsíc leden roku 2006 má 22 pracovních dní

-  Na jeden odpracovaný den připadá částka 920,45 Kč mzdových výdajů (20 250 / 22 = 920,45)

-  Příjemce (partner) může nárokovat k proplacení z dotace pouze skutečný výdaj, tj. 920,45 Kč za jeden odpracovaný den v měsíci lednu a nikoliv 1 200,00 Kč uvedených v rozpočtu.

-  Za měsíc leden roku 2006 bude příjemci nebo partnerovi odsouhlasen jako uznatelný výdaj za pracovníka (pracovnici) v roli A - 9.204,50 Kč (920,45 * 10 = 9204,50).

-  Pouze v případě, že pracovník v měsíci lednu odpracoval všech 22 dnů, pak příjemci (partnerovi) bude za uznatelný výdaj akceptován výdaj 20 250,-Kč

-  V rozpočtu uvedená jednotková cena role A. (jako maximální možné mzdové náklady) 1 200,00 Kč/den je uznatelným výdajem jen v případě, že pracovní smlouva je takto formulována.

v) Nesouhlasí spolu údaje, uvedené ve smlouvě, ve výkazu práce a v zúčtovací a výplatní listině.

Do doby, než budou údaje opraveny, nelze schválit mzdové náklady (kapitola 1 rozpočtu)

vi) Chybí zřetelná vazba mezi pracovní pozicí uváděnou v pracovní smlouvě a rolí v realizačním týmu, resp.ve schváleném rozpočtu projektu.

Znění pracovních smluv je třeba upravit (např. dodatkem).

vii) Nepředání výpisu z účtu, ze kterého byly odeslány platby záloh daní, platby zdravotním pojišťovnám a Správě sociálního pojištění za členy projektového týmu.

K odsouhlasení mzdových výdajů je nezbytné prokázat úhradu těchto odvodů za členy realizačního týmu zaměstnavatelem(i).

Výkazy práce

i) Příjemci předkládají různé formáty výkazu práce.

Je to možné, ale vždy je nutné doložit počet hodin odpracovaných celkem a pro projekt v jednotlivých dnech.

ii) Je překračován maximálně možný počet hodin které lze v rámci dohod o pracovních činnostech odpracovat.

Výdaje za hodiny práce vykázané nad rámec možností dohody o pracovní činnosti nebudou považovány za uznatelné k profinancování z prostředků dotace.

iii) Neúplně vyplněné "hlavičky"u tohoto formuláře

Je nutné vždy vyplnit identifikaci pracovníka, jeho roli v projektu i identifikaci organizace a období, za které je výkaz práce zpracován.

iv) Pracovník odpovědný za projekt potvrdil sám sobě rozsah vykonané práce v daném období.

Pokud nemá tento pracovník v organizaci nadřízeného, je to možné. Jinak výkaz práce potvrdí jeho nadřízený.

Výdajové doklady

i) Nemají náležitosti účetních dokladů dle zákona č.563/91 Sb.

Do doby, než budou údaje opraveny, nelze schválit jimi prokazované výdaje

ii) Zjednodušené účetní doklady jsou formulovány obecně (občerstvení, fotopráce…)

Jedná se o nezpůsobilé výdaje, které nemohou být uznány.

Bankovní výpisy

i) Nejsou dodány všechny výpisy z projektového účtu

Do doby předání nelze schválit uznatelné výdaje

ii) Nejsou dodány výpisy z jiných účtů, ačkoliv z nich byly hrazeny výdaje projektu

Do doby předání těchto výpisů nelze schválit uznatelné výdaje