Realizace projektů v grantových schématech
ŘO JPD 3:
- GS 2.2.02 Vyrovnávání šancí žen a mužů
- GS 4.1.02 Konkurenceschopnost
- GS 4.2.01 Spolupráce výzkumných a vývojových pracovišť s podnikatelskou sférou, podpora inovací
Obsah:
- Rozhodnutí o dotaci
- Smlouva o partnerství
- Podstatné a nepodstatné změny
- Monitorovací indikátory
- Příprava monitorovacích zpráv
- Příprava žádostí o platbu
- Schvalování monitorovacích zpráv a žádostí o platbu
- Publicita projektu
Rozhodnutí o dotaci
Po vybrání Vašeho projektu k financování Výběrovou komisí budete požádáni o doplňující podklady nutné pro přípravu Rozhodnutí o poskytnutí dotace, které vystavuje Řídící orgán JPD 3 (Ministerstvo práce a sociálních věcí).
Text tohoto Rozhodnutí je průběhem doby mírně upřesňován a měněn - můžete se seznámit s jeho aktuální verzí.
Toto Rozhodnutí podepisuje za MPSV ředitelka odboru 72 MPSV /PhDr. Iva Šolcová/, u dotací vyšších než 7,5 miliónu Kč náměstek ministra řídící úsek 7 MPSV /JUDr. Čestmír Sajda, MBA/.
Jednotlivá Rozhodnutí vstupují v platnost až dnem, kdy je Váš statutární zástupce akceptuje - podepíše klausuli o přijetí rozhodnutí, která se stává neoddělitelnou součástí Rozhodnutí.
Rozhodnutí uvádí jak začátek, tak konec Vašeho projektu a nejvyšší možnou dotaci na Váš projekt (i výši poskytnuté zálohy pro většinu z Vás). Pokud Rozhodnutí akceptujete později než je datum začátku projektu uvedené na titulní straně rozhodnutí, posouvá se tím i datum uznatelnosti výdajů.
Rozhodnutí Vám ukládá řadu povinností a stanovuje sankce za jejich porušení - pečlivě se s nimi seznamte - budete se jimi muset řídit nejen po dobu trvání projektu, ale i řadu let po jeho skončení.
Smlouva o partnerství
Jestliže do projektu vstupujete s partnery, smí to být pouze partneři uvedení ve Vaší Žádosti o finanční podporu projektu. Další partnery nelze v průběhu projektu přibírat.
Charakter Vámi navrhovaného(-ých) partnerství byl již několikrát posuzován v průběhu hodnocení a výběru projektů i při přípravě Rozhodnutí, přesto musíte dát pozor na to, aby ani během realizace projektu nedošlo k záměně partnerství za dodavatelský vztah.
Jednou z Vašich prvních povinností je uzavřít s partnery v projektu Partnerskou smlouvu (vzor 1, vzor 2), ve které musíte jednotlivé partnery zavázat k řadě povinností stanovených Rozhodnutím.
Doporučujeme v této smlouvě řešit účast partnerů na řízení projektu, jejich podíl na dotaci i případné poskytování záloh, poskytování podkladů pro monitorovací zprávy a pro žádosti o platby a jejich odpovědnost za splnění určených aktivit či dílčích činností projektu.
Neměly by být opomenuty ani sankce, rozhodčí doložka a možnost odstoupení od partnerské smlouvy (ovšem s přetrváním dlouhodobých povinností plynoucích z účasti na projektu, zejména archivace dokumentů a strpění kontrol).
Podstatné a nepodstatné změny
V průběhu realizace projektu můžete provádět jak věcné, tak finanční změny (do 15% celkových uznatelných výdajů dotace), které musí být pro chod projektu nezbytné a nesmí mít vliv na schválené výstupy a výsledky projektu. Vaší povinností je změny projednávat s partnery a informovat o tom v nejbližší monitorovací zprávě administrátora (NVF) a jeho prostřednictvím i vyhlašovatele Vašeho grantového schématu (MPSV).
Pro předcházení nepříjemných situací při posuzování těchto změn ovšem doporučujeme zamýšlené změny konzultovat předem s Vám určeným projektovým(-ou) manažerem(-kou) administrátora.
Obecně by neměly být prováděny změny v těch částech projektu a rozpočtu, ke kterým se výslovně vyjádřila příslušná výběrová komise (zejména snížení částky v kapitole rozpočtu, snížení jednotkové ceny, úpravy klíčových aktivit, monitorovacích indikátorů výstupů a výsledků atd.).
Podstatné změny jsou takové změny, které ovlivňují dosažení cílů projektu, vč. monitorovacích indikátorů a vyžadují změny či dodatky Rozhodnutí. Tento typ změn musí být předem schválen vyhlašovatelem, kterému je musíte v podání prostřednictvím Administrátora dostatečně odůvodnit.
Podstatnými změnami jsou např.:
- změna rozpočtu větší než 15% přidělené dotace
- změna právní formy žadatele
- změna kvantifikace monitorovacích indikátorů
Příprava monitorovacích zpráv
O průběhu projektu jste povinni podávat pravidelné zprávy - jednou za tři měsíce, počínaje měsícem následujícím po ukončení prvních tří měsíců projektu (např. projekt začínající 20. ledna musí podat první zprávu do 20. května).
Pro vyplnění monitorovací zprávy budete potřebovat řadu podkladů - je nutné je shromažďovat průběžně při realizaci projektu. Jednotliví partneři projektu Vám musí poskytnout podklady za svou část projektu a Vy je zahrnete do celkové monitorovací zprávy za projekt.
Vlastní monitorovací zpráva je textovým souborem. Zde si můžete prohlédnout její současnou podobu.
Vysvětlivky k jednotlivým bodům monitorovací zprávy (vč. doplňujících tabulek) byly také předány kontaktním osobám projektů na seminářích pro příjemce.
Příprava žádostí o platbu
Ke každé monitorovací zprávě přiložte vyúčtování vynaložených nákladů (výdajů). Pro projekty v grantových schématech vyhlašovaných MPSV jako Řídícím orgánem JPD 3 je třeba vyplnit řadu údajů v připravených tabulkách.
V některých tabulkách, kde není poskytovatelem určena závazná forma, můžete zvolit i jinou formu dokladování požadovaných údajů, ale mějte na paměti, že všechny potřebné údaje v nich musí být jednoduše dohledatelné. Ve Vámi doručených podkladech se naše finanční manažerky a manažer budou zřejmě obtížněji orientovat a to může vést k tomu, že Vaše žádost o platbu bude vyřizována déle.
Žádost o platbu je třeba vyplnit ve finálně uložené Žádosti o finanční podporu a předložit jako soubor .xml a také vytištěnou. Žádost o platbu je také možno vyplnit ve formátu MS WORD (přípona doc).
Schvalování monitorovacích zpráv a žádostí o platbu
V případě, že Vaše monitorovací zpráva, žádost o platbu nebo doprovodné tabulky a doklady vykazují chyby či nesrovnalosti, bude Vám zaslána 1. výzva k doplnění údajů. Jestliže budou chyby a nesrovnalosti přetrvávat i v opravených zprávách bude Vám zaslána 2. výzva k doplnění údajů.
Třetí výzva Vám již zpravidla zasílána nebude. Nevysvětlené či nedoložené položky vyúčtování nebudou schváleny a o jejich objem bude krácena Vámi požadovaná platba. Pokud Vaše monitorovací zpráva nebude schválena, nebudou Vám požadované finanční prostředky zaslány.
Připravte se na to, že alespoň zpočátku nebude schvalování monitorovacích zpráv a žádostí o platbu krátký proces. Může trvat 2 měsíce i déle.
V samostatném oddíle těchto stránek budeme postupně uveřejňovat anonymizované příklady nevhodných přístupů v předkládaných monitorovacích zprávách a v doprovodné dokumentaci žádosti o platbu.
Na stejném místě budeme také publikovat stanoviska Administrátora Vašich projektů k některým sporným či nevyjasněným otázkám souvisejícím s monitoringem projektů a proplácením vynaložených dotačních prostředků.
Monitorovací indikátory
Mimo kvantifikované monitorovací indikátory (výstupy a výsledky) uvedené ve Vaší Žádosti a většinou beze změny převzaté do přílohy Rozhodnutí jste povinni sledovat a vykazovat další výstupy a výsledky relevantní Vašemu projektu.
Soubor monitorovacích indikátorů liší se pro jednotlivá grantová schémata. Jejich přehled najdete na těchto odkazech: MI 2.2.02, MI 4.1.02 a MI 4.2.01. K monitorovací zprávě je potřeba přiložit soubor ve formátu XML a PDF z vyplněného Monitorovacího benefitu JPD 3.
Při práci s Benefitem doporučujeme dodržovat následující pravidla.
Jedná se o monitorovací indikátory, které jsou později sumarizovány za celá grantová schémata, za příslušná opatření, priority i celý program a slouží k vyjadřování a posuzování úspěšnosti využití veřejných prostředků EU a ČR na resortní, vládní a unijní úrovni.
Publicita projektu
Jednou z Vašich povinností je zajištění publicity projektu (programu JPD 3 a Evropského sociálního fondu v ČR). Další Vaší povinností je náležitě publicitu zajišťovanou Vámi a Vašimi případnými partnery popsat v monitorovacích zprávách.
Základní popis publicity najdete v Příručce pro příjemce v kapitole 8.
Předpokládáme, že co nejdříve po zahájení projektu zprovozníte webové stránky věnované Vašemu projektu - ať už samostatné nebo jako součást Vašich existujících webových stránek.
Doporučujeme na těchto webových stránkách umístit logo ESF v ČR - mějte na paměti, že užití tohoto loga je předepsáno vždy spolu s vlajkou EU (zde si můžete stáhnout kombinované logo).
Doporučujeme na tyto stránky vždy umístit konstatování, že Váš projekt je podpořen dotací z Evropského sociálního fondu a ze státního rozpočtu České republiky. Obě tato doporučení se týkají také Vašich případných partnerů, jejichž seznam na Vašich stránkách nesmí chybět - spolu s odkazy na jejich webové stránky.
Vaši partneři by na své stránky měli umístit informaci o tom, že jsou součástí projektového týmu Vašeho projektu.
Doporučujeme co největší možnou otevřenost v informování o projektu, o jeho cílech, cílových skupinách, jednotlivých aktivitách, harmonogramu, projektovém týmu i o rozpočtu - mějte na paměti, že je hrazen z veřejných prostředků.
Doporučujeme také zpracovat tiskovou zprávu o zahájení projektu spojenou s popisem jeho základních přínosů a také tiskovou zprávu k jeho ukončení (event. i k důležitým milníkům projektu), popřípadě i uspořádání tiskové konference.
Prostředky na publicitu máte zapracovány v rozpočtu projektu. Pokud nebudou dostačovat, je možné vždy s pracovníky administrátora konzultovat jejich navýšení přesunem z jiných částí rozpočtu.
Sami jste si v návrhu projektu určili jaké speciální činnosti spojené s publicitou budete v průběhu projektu provádět. Je na Vás, abyste je i efektivně uskutečnili.
V monitorovacích zprávách je nutné nejenom popsat, co jste udělali, ale i přiložit kopie Vašich závažnějších aktivit - články, inzeráty, brožurky, publikace atp.