LIDÉ JSOU NAŠE NEJVĚTŠÍ BOHATSTVÍ ISO 9001:2000 ISO 10006:2003
Příprava žádostí o grant
- Kam rozpočtově patří práce našich partnerů, tedy konkrétně plat expertů, kteří jsou zaměstnanci partnerských organizací (které mají podepsané RP)? Patří tyto náklady z hlediska členění rozpočtu mezi služby (účetní pohled) nebo mezi lidské zdroje (logický pohled)? Analogickou otázku je možné položit na spotřebu materiálu partnerů, jejich cestovné atp.?
Mezi platy expertů. Na služby máte vyčleněných 15% rozpočtu projektu na subkontrakty uzavírané s organizacemi mimo vaše RP. - Oceňování nákladů na lidské zdroje v rozpočtové položce Lidské zdroje.
Dle definice oprávněných nákladů ze strany 14 Pokynů, není přípustný žádný jiný model stanovování platových ohodnocení převzatých z jakéhokoliv Phare schématu. Platové ohodnocení pracovníků na projektu musí odpovídat běžným platovým ohodnocením v organizacích vstupujících do RP, jejichž jsou tito pracovníci zaměstnanci. - U akciové společnosti není orgán nazvaný správní rada.
Upravili jsme přihlášku o termín představenstvo společnosti. - Kdy začne projekt (červenec-srpen-září 2002)?
Grantová smlouva by mohla být podepsána v červenci 2002. - Jaké přílohy vyžaduje Formulář žádosti o poskytnutí grantu?
K formuláři přihlášky se dokládá:
a) přílohy vyjmenované v Pokynech strana 21 ( právní statut, výkazy hospodaření a výroční zprávy žadatele a partnerů), TCA a překlad TCA)
b) rozpočet projektu
c) logický rámec (v ČJ a AJ) viz Kontrolní seznam str. 15 -16 přihlášky. - V jakém vztahu jsou k formuláři přihlášky dokumenty Příloha I (Popis projektu), Příloha II ( Všeobecné podmínky), Příloha III (Rozpočet projektu), Příloha IV (Postup pro uzavíraní subk. smluv), Příloha V (Žádost o platbu)? Jsou dalšími přílohami o poskytnutí grantu?
Uvedené přílohy jsou pouze informativního charakteru, budou plnit svoji funkci pouze pro ty předkladatele projektu, se kterými se v konečné fázi bude uzavírat grantová smlouva. Nepředkládají se společně s formulářem přihlášky. Předkládat se budou až po vyhlášení výsledků výběru projektů pro Akci 2 začátkem července 2002. - Upřesnění diet k 1/7 2001 či k 31/7 2001?
Opraveno ve formuláři přihlášky k 31.7.2001. - Prohlášení o partnerství - zda má být na hlavičkovém papíru partnera, či na volném listu. Co je přesně myšleno požadavkem uzavřít s každým partnerem smlouvu - jestli je to totéž co prohlášení o partnerství (formulář přihlášky na str. 11 uvádí, ze musí byt doloženo prohlášení o partnerství mezi žadatelem a každou partnerskou organizaci - je to tedy totéž co smlouva o spolupráci - viz poznámka dole na str. 12?)
Předkladatel musí předložit jednotlivě podepsané Prohlášení o partnerství s každým jednotlivým partnerem v pořadí, v jakém vypíše partnery do tabulky na str. 10. Formulář Prohlášení o partnerství se součástí přihlášky. - Kdy tento dokument datovat, kterým datem je nutně rozdělit partnery z Akce 1 a dodatečné získané partnery?
Datování Prohlášení o partnerství dokumentu není pevně stanoveno. Jedna z variant je k datumu předložení projektu 15.5.2002. - Stačí jako doklad o partnerství vyjádřený souhlas původních partnerů, který byl přiložen k přihlášce 30.11.2001
Ne, nestačí. V původním prohlášení o partnerství se partneři zavazovali k záměru spolupráce na projektu. Tímto prohlášením stvrzují, že mají povinnosti a odpovědnosti za činnosti v projektu a že s nimi souhlasí. - Jak zajistit, že partner není dlužníkem na pojistném, daních atd. Vyžádat si od něho čestné prohlášení v tomto smyslu? K jakému datu určit, ze není dlužníkem?
Předkladatel a partneři podepisují formulář, ve kterém závazně prohlašují, že nejsou dlužníky, že nemají nedoplatky a že se jich netýkají jiné skutečnosti, které by je vylučovaly z oprávněnosti. NK EQUAL nebude vyžadovat prohlášení o bezdlužnosti či výpisy z trestních rejstříků. - Vracení DPH?
Rozpočet projektu musí být sestaven bez DPH, tak jak je zvýrazněno v příloze B - rozpočet projektu. DPH
Pro návrat DPH existují dvě varianty:
1. Příjemce grantu je plátce
* řídí se standardními postupy dle § 19 zákona č. 588/1992 Sb.
2. Příjemce grantu není plátce
* prostředky EU - DPH si vyžádá na příslušném finančním úřadě (dle §45c zákona 588/1992 Sb.)
* prostředky státního rozpočtu (SR) - DPH mu bude vrácena společně se závěrečnou platbou.
Formulář k vrácení DPH bude vydán příjemci grantu. - Nemá-li organizace ze zákona povinnost výroční zprávu vydávat, není tedy její předložení nutné?
Ne, v tomto případě to není nutné, ale organizace musí tento stav doložit. Místo výr. zprávy dodá prohlášení, ve kterém uvede svoje příjmy a výdaje za roky 2000 a 2001 a popíše svoji činnost za zmíněné období. - Jakým způsobem kalkulovat do rozpočtu odměny expertů našich partnerů, kterými jsou organizace státní správy, např. úřady práce, města apod. Nejde o výši nákladů na odměny, ale narazili jsme na problém, že uvedení partneři nemohou být příjemci jakýchkoliv odměn vyplácených v rámci projektu jako odměny expertů.
Tento problém je stále v jednání. - Co všechno má být na disketě ? Předkladatelé upozorňují, že ne všechny materiály lze na disketě předat.
Na disketě mají být předloženy materiály, které v elektronické podobě existují, tj. minimálně přihláška, rozpočet, logický rámec, TCA, překlad TCA. Výroční zprávy, roční zprávy o hospodaření, zakl. listiny na disketě být nemusí. - Součástí našeho projektu EQUAL budou inovativní rekvalifikační a integrační programy. Při jejich rozpočtování bychom poměrně nutně potřebovali mít k dispozici položku, která je ve PHARE uvedena pod č. 12 "Jednotkové náklady účastníka školení". Převod nákladů na vývoj a pilotní ověření kurzů v rámci položek EQUAL, tj. především přes položku 1 "Lidské zdroje" a položku 3.1 "Školicí materiály", je v současné době velmi problematický. Museli bychom totiž znát již dnes přesné náklady na lektory u kurzů, které chceme teprve vyvíjet a kde tedy není možné v době přípravy projektu tyto lektory a jejich náklady definovat. Co s tím?
Realizace rekvalifikačních a integračních programů pro firmy nepřichází v úvahu, náklady na vývoj kurzů je nutné specifikovat v položkách rozpočtu. - Valorizace mezd a započtení nárůstu cen za služby během doby trvání grantu způsobené inflací se má orientovat podle prognóz ČSÚ?
Sazby na mzdy by měly odpovídat mzdám běžným v dané organizaci a tím také i případná předpokládaná valorizace. Valorizaci a nárůst cen služeb objektivizovat podle prognóz, nárůst položek v průběhu implementace projektu není možná, plnění vzhledem k nabídce. Položky stanovit pokud možno co nejobjektivněji, jejich výše bude předmětem hodnocení. - Podmínky přesunu mezi skupinamy se týká těchto druhů výdajů (1.lidské zdroje, 2. cestovné, ...) nebo skupinou se rozumí i další podskupiny 1.1.1 či 2.3.2...?
Viz. Pokyny pro žadatele, bod 2.5 Změny rozpočtu. - Jak bude probíhat roční fakturování? Budou se muset dokladovat náklady, nebo kontrola těchto nákladů (dokladů) bude až v rámci závěrečného auditu?
Náklady se budou muset dokladovat po celou dobu projektu a také archivovat. Po dalších 5 let musí být ještě k dispozici pro externí auditory a auditory EU. - Nemá-li organizace ze zákona povinnost nechat auditorem ověřovat výr. zprávy a roční výkazy hospodaření, musí tyto dokumenty přikládané k přihlášce nechat stejně auditorem ověřit?
Ne, nemusí. Musí ale doložit, že tuto povinnost nemá. - Předpoklad, že v zakládací listině všech organizací je uvedeno IČO, není správný, např. občanská sdružení mají nejdříve stanovy a na základě schváleni MV ČR žádají o přidělení IČO. Takže při předložení uvedených dokumentů nebude IČO u většiny organizací známo. Co s tím?
Iniciativa EQUAL je koncipovaná pouze pro zavedené právnické osoby. Pokud by snad výjimečně některá organizace IČO mít měla, ale nebylo ji doposavad přiděleno, přiloží kopii žádosti o jeho přidělení. Nemá-li mít organizace IČO, prokáže svou existenci jakožto právnická osoba jinak. - Kdo a v kolika kopiích má výroční zprávu předkládat?
Výroční zprávu a výkazy hospodaření předkládají všichni partneři i předkladatel. Předkladatel předloží originál a 5 kopií, každý partner předloží jen jeden originál. Výroční zprávu a výkazy hospodaření mají být za roky 2000 a 2001. U dokumentů z roku 2001 není nutné mít jejich schválení auditorem. - Doba trvání celého programu je 30 měsíců? Ukončení činnosti je 4 měsíce před touto celou dobou? Předpokládá se zahájení aktivit v září 2002?
Doba trvání programu jsou 3 roky od podpisu finančního memoranda. Projektové aktivity musejí být ukončeny 4 měsíce před ukončením celého programu.
Bude-li fin. memorandum podepsáno ke konci dubna 2002, bude muset být celý program ukončen do konce dubna 2005, tzn. že projektové aktivity budou ukončeny do konce prosince 2004.
Projektové aktivity mohou začít až po podpisu grantové smlouvy a mohou trvat max. 30 měsíců. Podpis grantové smlouvy se předpokládá na červenec 2002. - Projekt předpokládá v průběhu jeho řešení i pilotní ověřování výstupů, což prakticky představuje, kromě jiného, poskytování poradenských služeb mentory, kteří budou za tímto účelem vyškolení v rámci projektu, a ověřování některých nových vzdělávacích modulů, jejichž lektoři budou také připravováni v rámci projektu. Problém spočívá v tom, že náklady na odměny těchto mentorů a lektorů nemůžeme (asi) ve fázi přípravy projektu kalkulovat do položky odměny expertů, když uvedení experti nejsou zatím konkrétně známí a nebudou doloženy ani jejich CV. V rámci které položky je tedy možné uvedený náklad plánovat?
Zde bude třeba uvést jen odhadované částky, průměrné mzdy a celý postup řádně popsat. - Může být naším partnerem příspěvková organizace, které poskytneme část dotace na vznik nových pracovních míst?
Příjemce grantu nemůže poskytovat žádné dotace. - 6. Kdy bude definitivní verze přihlášky?
Definitivní verze bude po schválení pracovní verze ze strany Delegace EK. To nebude dříve, než bude schváleno fin. memorandum. Předpoklad - květen 2002. - Jak dalece rozumět pojmu "ostatní programy, které již toto téma řešily"? Stačí v rámci vzniklých RP nebo v rámci všech dosud předložených projektů v ČR /Palmif, Leonardo.../?
Všechny možné dříve i současně realizované programy s danou tematikou. Musí být jednoznačně zajištěno, aby nebyly opětovně financovány aktivity z jakýchkoliv dříve předložených projektů - Je třeba předložit životopisy všech členů řešitelského týmu?
Životopisy se předkládají za všechny experty - odborné řešitele daného problému, tedy ne např. sekretářky, řidiče, apod. - Existuje seznam všech položek, které mají být v anglické verzi?
Anglicky je třeba předložit logický rámec (logframe) a stručný popis projektu, viz 2.2.1 Pokynů pro předkladatele. - Lze ze současné dotace 200.000 Kč rozpočtu např. na občerstvení přípravného výboru?
Informace o využívání dotace stanoví Rozhodnutí MPSV o poskytnutí neinvestiční dotace. Případné další dotazy směřovat přímo na MPSV. - Jak platit práci překladatele? Formou mzdy nebo odměny? Záleží na formě?
Mzda je pouze pro zaměstnance. Odměna - dohoda o provedení práce (bez živnost. listu - ŽL), smlouva o dílo (s ŽL). Forma placení je věc předkladatele, musí být v souladu v českými právními předpisy. - Lze za požadované 2 partnery považovat 2 samostatné subjekty, RP jednoho projektu z různých zemí nebo jedině 2 samostatné subjekty - předkladatele různých projektů?
Za 2 partnery se pro účely TCA považují 2 RP ze zemí EU. - Je potřeba uzavírat v rámci RP smlouvy předkladatele s partnery?
Ošetření finančních vztahů mezi příjemcem grantu a partnery v RP je plně v kompetenci příjemce grantu. Budou-li takovéto smlouvy již před výběrem úspěšných projektů uzavřeny, nemají se k žádosti o grant přikládat. Přiložit je třeba jen Potvrzení o partnerství. - Bude nutné přiložit originálně podepsané TCA nebo stačí potvrzená elektonická verze?
Každý žadatel o grant předloží TCA v AJ nebo FJ v tištěné podobě a ověřený překlad tohoto dokumentu do ČJ v tištěné podobě. Tyto dokumenty poskytne i na disketě (překlad do ČJ bez razítka). Od všech svých nadnárodních partnerů (RP) si vyžádá zaslání 1. stránky TCA (v AJ nebo FJ) s podpisem a razítkem daného zahraničního partnerství nebo jeho představitele (předkladatele). Tato potvrzení v elektronické podobě nebudou. - Jaký směnný kurz (CZK/EUR) počítat při tvorbě rozpočtu na celé období?
Při sestavování rozpočtu ale použijete kurz, který si stanovíte sami.
Aplikaci směnného kurzu stanoví Evropská centrální banka v sérii "C" dokumentu "Official Journal" k prvnímu pracovnímu dni měsíce, kdy bude zaslána žádost o platbu. Tato sazba je pravidelně publikována na www.crr.cz. - Je potřeba vyvozovat konkrétní výši přímých či nepřímých nákladů? Pokud ano, tak jakým způsobem (myšleno při sestavování rozpočtu)?
Co se tím myslí? Přímé náklady jsou dány rozpočtem, nepřímé jsou max. 7% na režii. Do rozpočtu se uvádějí konkrétní (samozřejmě odhadované) náklady. - Dá se grant použít na část platu konečného uživatele (v zámci APZ)?
Ne. - Jak se postupuje při tvorbě finančního plánu v případě plátců a neplátců DPH?
Rozpočet projektu se sestavuje bez DPH. - Jak se promítá do jednotlivých položek fakturovaných částek DPH?
Nepromítá se. Rozpočet projektu se sestavuje bez DPH. - Může předkladatel zajistit spolufinancování projektu?
Spolufinancování projektu, jak bude popsán v žádosti o grant, v podstatě není možné. Pokud by předkladatel chtěl nějakou činnost hradit ze zdrojů mimo prostředky grantu, je to možné, ale v tom případě se dané činnosti, pokud by se v popisu projektu v rámci přihlášky objevily, musí velice zřetelně označit a uvést u nich, že na ně není grant požadován. - Při pořádání seminářů podmínka "plně subdodavatelsky zajištěno" se týká i odměn a zajištění lektorů, nebo spíše náklady na ubytování, stravné (tedy provozní zajištění)?
Plně subdodavatelsky zajištěno znamená, že si např. seminář vč. expertů necháte zorganizovat nezávislou agenturou, pak ale na ní bude muset být výběrové řízení. - Vyčíslení těchto nákladů se zobrazí v položce ostatní náklady - pořádání seminářů, nebo je nutné to blíže specifikovat a rozepisovat v lidských zdrojích ubytování a stravné pro personál (včetně účastníků)?
Je třeba bližší specifikace. - Pokud náklady na pořádání seminářů (ubytování, stravné, pronájem místností,...) se mají zobrazovat v ostatních nákladech, vzniká problém se stanovením jednotek na tyto akce, poněvadž ne vždy je stejný počet účastníků. Bylo by tedy možné to vyjádřit přibližně jako náklady na 1 účastníka?
Ne, je třeba to specifikovat. - Jak zahrnovat do rozpočtu náklady na bankovní poplatky?
Viz. bod 2.1.4 Oprávněné přímé náklady - Pokyny pro žadatele - Co lze rozumět pod pojmem nepřímé náklady? - jsou to další typy oprávněných nákladů, které nenaleznu v přímých?
Viz. bod 2.1.4 Oprávněné nepřímé náklady (režijní náklady) - Pokyny pro žadatele. - Ve struktuře přímých nákladů jsou závazné jaké položky? (1.lidské zdroje 2. ... - nebo i jejich podpoložky, nebo právě tyto si mohu upravovat?
Závazné jsou všechny uvedené položky, jejich další rozdělení do podpoložet je možné. Na některých řádcích mohou být nuly. - Pokud některé činnosti budou realizovány v rámci RP - lze daný náklad vyjádřit souhrnou položkou, nebo podrobně rozepsat (pokud tam budou současně mzdové náklady, cestovné, pronájem ...)
Je třeba to rozepsat. - V rámci aktivit půjde i o materiální podporu školám, je nutné opět tyto náklady konkrétně specifikovat, nebo to označit jako "grant" školám s blížším neupřesněním s tím, že při vykazování nákladů budou samozřejmě doklady a přesné použití. Žádné granty ani podpory není možné poskytovat.
- Je třeba v rozpočtu uvádět jména všech expertů nebo stačí např. jejich číselné označení (expert 1, 2...)?
V rozpočtu se jména se neuvádějí, stačí čísla a v žádosti je třeba uvést jmenný seznam i určení organizace. Na každém CV pak bude figurovat číslo experta, pod jakým figuruje v rozpočtu. - Jak zajistit veřejný přístup k výsledkům nadnárodní spolupráce i projektu jako takového?
Bude zveřejněn (na Internetu, v NVF...) seznam výstupů a výsledků včetně kontaktů na organizace, osoby, které k nim umožní přístup. Kde je to možné, kopie výstupů budou uloženy na NVF, MPSV. - Je v rozpočtu třeba uvádět třeba i několik desítek expertů a individuální náklady na každého z nich nebo stačí jen souhrnná částka na všechny experty?
Je třeba je uvést jednotlivě. - Pokud byla předkladatelská organizace založena pro účely projektu, nebude diskriminována při hodnocení (viz. dřívější projekty, atd.)? Mají-li její zakladatelé, správní rada, atd. bohaté zkušenosti s projekty, nahrazuje to zkušenosti organizace jako takové?
Diskriminována nebude, bude s ní nakládáno stejně jako s dříve založenými organizacemi, body však za své dřívější projekty, pokud nebyly, samozřejmě nedostane. Zkušenosti členů organizace je třeba popsat a budou hodnoceny individuálně, viz. další položka hodnocení. - Kam rozpočtově patří práce našich partnerů, tedy konkrétně plat expertů, kteří jsou zaměstnanci partnerských organizací (které mají podepsané RP)? Patří tyto náklady z hlediska členění rozpočtu mezi služby (účetnický pohled), nebo mezi lidské zdroje (logický pohled)? Analogickou otázku je možné položit na spotřebu materiálu partnerů, jejich cestovné a.t.p.
Položky lidské zdroje (experti), spotřeba, cestovné. - Mezi přímé oprávněné náklady jsou mimo jiné zařazeny náklady na pronájem kanceláří - viz pokyny strana 15. Řada organizací nicméně svoji situaci ohledně kanceláří řeší nákupem prostor (popř. celých nemovitostí), odpisy z tohoto nákupu následně proúčtovává v jednotlivých projektech, ve finále tak organizace v dlouhodobém horizontu výrazně ušetří. Otázka tedy zní, zda je možné do přímých oprávněných nákladů zařadit místo nákladů na pronájem náklady na odpis nemovitého majetku, popř. situaci řešit "vnitropodnikovou" fakturací (např. středisko provoz fakturuje středisku projektu EQUAL)? Není to možné, ani žádné odpisy. Nelze kupovat žádné nemovitosti ani se podílet na nákupu.
- Prosím o upřesnění formálních požadavků k přihlášce týkající se partnerů:
- prohlášení o partnerství
- zda má být na hlavičkovém papíru partnera či na volném listu
- co je přesně myšleno požadavkem uzavřít s každým partnerem smlouvu, jestli je to totéž co prohlášení o partnerství (formulář přihlášky na str. 11 uvádí, že musí být doloženo prohlášení o partnerství mezi žadatelem a každou partnerskou organizací
- je to tedy totéž co smlouva o spolupráci - viz poznámka dole na str. 12?
- kdy tento dokument datovat?
Předkladatel musí od všech partnerů obdržet vyplněné prohlášení o partnerství, jehož formulář je v přihlášce. Smlouva (ne prohlášení) mezi předkladatelem a partnery se k přihlášce nepřikládá. Pokud budou takovéto smlouvy již teď uzavírány, je věcí smluvních partnerů, jakou budou mít formu, obsah, datum, musí se však řídit českými právními předpisy. - Je nutné rozdělit partnery z Akce 1 a dodatečně získané partnery?
Ne. - Stačí jako doklad o partnerství vyjádřený souhlas původních partnerů, který byl přiložen k přihlášce 30.11.2001?
Nestačí, je třeba vyplnit prohlášení o partnerství všemi partnery RP. - Jak zajistit, že partner není dlužníkem na pojistném, daních atd.? Vyžádat si od něho čestné prohlášení v tomto smyslu? K jakému datu určit, že není dlužníkem?
To je záležitost předkladatele, čestné prohlášení je samozřejmě možné. - V našem RP bude pracovat cca 50 až 80 lidí, rozdělených do kategorií "Expert" a "Admistrativní/pomocný personál". Při kalkulaci nákladů na jeden člověkoden jsou možné dva postupy:
a) individuální ocenění práce každého z nich (tj. jeho specifické mzdové náklady, které se navíc těžko vyčíslují na řadu let dopředu - úpravy platů, výkonnostní odměny apod. a tím pádem poměrně absurdní formální vzhled rozpočtu s desítkami různých sazeb a velmi složitým monitoringem při realizaci
b) využití metodiky standardního ocenění práce v projektech tohoto typu, které je založeno na několika základních kategoriích: - manažer projektu - např. 140 EUR (při obvyklých sazbách u projektů, které počítají se ziskem je mezi 180 až 250 EUR u českého personálu)
- expert (starší konzultant) - cena např. 120 EUR (standard cca 150-200 EUR)
- expert (mladší konzultant) - cena např. 100 EUR (standard cca 120 EUR)
- administrativní personál - cena např. 60 EUR (standard cca 80 EUR)
Tento postup, pokud ho přímo nevyloučí Delegace EK nebo jiné evropské orgány EQUAL, o čemž pochybuji, by umožnil jednak upřesnění jednání o cenách práce a smlouvách s partnery, přehlednější sestavení rozpočtu i transparentnější monitoring při realizaci.
Experti ve smyslu EQUAL jsou představitelé českých organizací zapojených do RP a mají být individuálně oceněni v souladu s jejich běžným platem v organizaci, kde pracují (viz. Příručka pro předkladatele). Žádné metodiky standardního ocenění pro EQUAL neexistují. - Jakým způsobem se mají počítat diety?
Výše diet českých expertů se řídí Zákonem o cestovních náhradách ČR 119/92 Sbírky.